Onkosten-/declaratieregeling — model & voorbeeld

Partijen

Deze onkosten- en declaratieregeling wordt overeengekomen tussen BVBA Voorbeeld, Stationsstraat 1, 1000 Brussel, hierna 'de werkgever', en Jan Janssens, Kerkstraat 5, 2000 Antwerpen, hierna 'de werknemer', en treedt in werking op 1 september 2026.

Voorwerp van de regeling

Deze regeling bepaalt welke beroepskosten die de werknemer in het kader van zijn functie maakt, door de werkgever als terugbetaalbare onkosten worden aanvaard, alsook de wijze van indiening en terugbetaling ervan.

Declarabele kosten

Als declarabel worden beschouwd: redelijke en noodzakelijke kosten die de werknemer in uitvoering van zijn functie maakt, zoals verplaatsingskosten, representatiekosten, opleidingskosten en materiaalkosten, mits voorgelegd met een geldig bewijsstuk.

Verplaatsingskosten met eigen voertuig

Verplaatsingen met het eigen voertuig van de werknemer voor beroepsdoeleinden worden vergoed aan 2.500 euro per kilometer.

Voorafgaande goedkeuring

Kosten boven 1.000 euro vereisen voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de werkgever alvorens zij worden gemaakt.

Wijze en termijn van indiening

De werknemer dient onkostennota's in via Digitaal platform/applicatie, vergezeld van de nodige bewijsstukken, binnen een termijn van 30 kalenderdagen na het ontstaan van de kost.

Terugbetaling

De werkgever betaalt goedgekeurde en correct ingediende onkosten terug binnen 14 kalenderdagen na ontvangst van de volledige onkostennota.

Niet-declarabele kosten

Kosten van louter persoonlijke aard, kosten zonder geldig bewijsstuk, en kosten die niet redelijkerwijze verband houden met de uitoefening van de functie, komen niet in aanmerking voor terugbetaling.

Toepasselijk recht

Deze overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht, met inbegrip van de relevante bepalingen van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten. Geschillen behoren tot de bevoegdheid van de bevoegde Belgische arbeidsgerechten.