Onkosten-/declaratieregeling — model & voorbeeld
Bepaalt welke zakelijke kosten declarabel zijn en hoe de werknemer ze indient. Stel het gratis op met Lexparaat: de software kiest de juiste clausules, verankert de wetsartikelen en bewaakt straks de termijnen voor je.
Stel je Onkosten-/declaratieregeling gratis op →
AI-opgezet model · naar Belgisch recht · een jurist tekent jouw exemplaar
Zo ziet dit model eruit
Een voorbeeld met fictieve gegevens — jouw versie vul je zelf in.
Partijen
Deze onkosten- en declaratieregeling wordt overeengekomen tussen BVBA Voorbeeld, Stationsstraat 1, 1000 Brussel, hierna 'de werkgever', en Jan Janssens, Kerkstraat 5, 2000 Antwerpen, hierna 'de werknemer', en treedt in werking op 2026-09-01.
Voorwerp van de regeling
Deze regeling bepaalt welke beroepskosten die de werknemer in het kader van zijn functie maakt, door de werkgever als terugbetaalbare onkosten worden aanvaard, alsook de wijze van indiening en terugbetaling ervan.
Declarabele kosten
Als declarabel worden beschouwd: redelijke en noodzakelijke kosten die de werknemer in uitvoering van zijn functie maakt, zoals verplaatsingskosten, representatiekosten, opleidingskosten en materiaalkosten, mits voorgelegd met een geldig bewijsstuk.
Verplaatsingskosten met eigen voertuig
Verplaatsingen met het eigen voertuig van de werknemer voor beroepsdoeleinden worden vergoed aan 3500 euro per kilometer.
Voorafgaande goedkeuring
Kosten boven 1000 euro vereisen voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de werkgever alvorens zij worden gemaakt.
Wijze en termijn van indiening
De werknemer dient onkostennota's in via digitaal_platform, vergezeld van de nodige bewijsstukken, binnen een termijn van 30 kalenderdagen na het ontstaan van de kost.
Dit is het begin van het model. Vul je eigen gegevens in voor het complete, kant-en-klare document.
Wat staat er in een onkosten-/declaratieregeling?
Dit model bevat onder meer deze onderdelen — je vult ze in met je eigen gegevens:
- Partijen
- Voorwerp van de regeling
- Declarabele kosten
- Verplaatsingskosten met eigen voertuig
- Voorafgaande goedkeuring
- Wijze en termijn van indiening
- Terugbetaling
- Niet-declarabele kosten
- Toepasselijk recht
Welke gegevens vul je in?
- Naam en adres van de werkgever (vennootschap of onderneming)
- Naam en adres van de werknemer
- Ingangsdatum van deze regeling
- Vergoeding per kilometer voor verplaatsingen met eigen wagen (EUR)
- Wijze van indiening van onkostennota's
- Termijn (in kalenderdagen) waarbinnen onkosten moeten worden ingediend na het maken ervan
- Is voorafgaande goedkeuring vereist voor kosten boven een bepaald bedrag?
- Drempelbedrag (EUR) waarboven voorafgaande goedkeuring vereist is
- Termijn (in kalenderdagen) waarbinnen de werkgever goedgekeurde onkosten terugbetaalt
Veelgestelde vragen
Is de Onkosten-/declaratieregeling gratis?
Ja. Je stelt de Onkosten-/declaratieregeling gratis op met Lexparaat. Je betaalt alleen als je een jurist jouw exemplaar laat aftekenen en het daarna doorlopend laat bewaken.
Is dit model juridisch gecontroleerd?
Het is een AI-opgezette werkversie uit gecureerde clausules naar Belgisch recht. Laat vóór ondertekening altijd een jurist meekijken — dat is precies de betaalde stap die Lexparaat biedt.
Kan ik het model aanpassen?
Ja. Je vult de velden zelf in en kunt de tekst daarna in gewone taal verfijnen.
Wanneer gebruik je een Onkosten-/declaratieregeling?
Bepaalt welke zakelijke kosten declarabel zijn en hoe de werknemer ze indient.
Vergelijkbare modellen
Ontslag op staande voet
Onmiddellijk ontslag wegens een dringende reden met directe schriftelijke bevestiging.
Bekijk →
Arbeidsovereenkomst
Voor het in dienst nemen van een medewerker — bepaalde of onbepaalde tijd, met proeftijd, vakantie en aanzegtermijn langs de wettelijke grenzen.
Bekijk →
Concurrentiebeding
Verbiedt de werknemer na uitdiensttreding tijdelijk soortgelijk werk of concurrentie.
Bekijk →
Sociaal plan
Collectieve regeling met voorzieningen en vergoedingen bij reorganisatie of ontslag.
Bekijk →
Adviesaanvraag OR (art. 25 WOR)
Formele adviesaanvraag aan de OR bij belangrijke bedrijfseconomische of organisatorische besluiten.
Bekijk →
Arbeidsovereenkomst DGA
Dienstbetrekking directeur-grootaandeelhouder met gebruikelijk loon en fiscale aandachtspunten.
Bekijk →