Algemene voorwaarden: zo geef je ze op tijd aan je klant

🇳🇱 Dit artikel is geschreven op Nederlands recht. De genoemde wetsartikelen en termijnen gelden zo niet in jouw land; de contractmodellen maken we voor jou wél naar het recht dat bovenaan staat ingesteld.

Je stuurt een offerte, de klant zegt ja, en onderaan je e-mail staat netjes: 'Op al onze diensten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing.' Maanden later ontstaat er een conflict en beroep je je op je exoneratieclausule of je betalingstermijn. De klant zegt doodleuk: 'Die voorwaarden heb ik nooit gezien.' En daar zit precies het probleem. Verwijzen naar je voorwaarden is niet hetzelfde als ze echt aan de klant geven.

Dat je klant je voorwaarden moet kunnen kennen, is geregeld in artikel 6:234 BW. Dit artikel bepaalt hoe je jouw algemene voorwaarden aan de wederpartij ter beschikking moet stellen. Doe je dat niet goed, dan kan de klant de bedingen vernietigen. Je clausules staan dan wel op papier, maar je hebt er niets aan.

Wat betekent 'ter hand stellen'?

De hoofdregel is dat je jouw klant een redelijke mogelijkheid moet bieden om van de algemene voorwaarden kennis te nemen. In de praktijk betekent dit meestal: de voorwaarden fysiek meegeven of meesturen vóór of bij het sluiten van de overeenkomst. Denk aan een papieren exemplaar bij de offerte, of een bijlage bij je e-mail.

Belangrijk is het moment. Je moet de voorwaarden aanbieden voordat of op het moment dat de overeenkomst tot stand komt. Stuur je ze pas mee met je eerste factuur, dan ben je te laat. De klant heeft de deal dan al gesloten zonder de kans te hebben gehad om de voorwaarden te lezen.

Als het redelijkerwijs niet mogelijk is om de voorwaarden ter hand te stellen, mag je ze op een andere manier beschikbaar maken. Dan volstaat bijvoorbeeld dat je aangeeft waar de voorwaarden ter inzage liggen en dat je ze op verzoek toestuurt. Maar let op: dit is de uitzondering, niet de standaard. Als je gewoon een e-mail kunt sturen, wordt van je verwacht dat je de voorwaarden meestuurt.

Verwijzen is niet genoeg

Een enkele verwijzing naar je voorwaarden, bijvoorbeeld 'gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel' of 'te vinden op onze website', is meestal onvoldoende als je ze net zo goed had kunnen meesturen. In het arrest Geurtzen/Kampstaal is bevestigd dat je klant een reële kans moet krijgen om de inhoud te kennen. Een klant hoeft niet zelf op zoek te gaan naar jouw voorwaarden. Jij bent degene die ze onder de aandacht moet brengen.

Digitaal contracteren

Sluit je overeenkomsten via internet of e-mail, dan mag je de voorwaarden ook langs elektronische weg beschikbaar stellen. Voorwaarde is dat de klant ze kan opslaan en later kan raadplegen. Een pdf als bijlage voldoet daaraan. Een link naar een webpagina die je later kunt aanpassen, is riskanter, omdat de klant het exemplaar dan niet zelf vastlegt op het moment van sluiten.

Waar je op moet letten

• Stuur de voorwaarden mee, verwijs er niet alleen naar. Voeg ze als bijlage toe bij je offerte of opdrachtbevestiging, zodat de klant ze echt in handen heeft.
• Let op het moment. De klant moet de voorwaarden krijgen vóór of tijdens het sluiten van de overeenkomst, niet pas achteraf bij de factuur.
• Leg vast dat je ze hebt verstrekt. Bewaar de e-mail met bijlage of laat de klant tekenen voor ontvangst. Bij een geschil moet jij kunnen aantonen dat de klant de voorwaarden heeft gekregen.

Goede algemene voorwaarden zijn alleen iets waard als je ze op de juiste manier en op het juiste moment aan je klant geeft. Een kleine gewoonte, zoals de pdf altijd meesturen, voorkomt dat je clausules onderuit worden gehaald op het moment dat je ze het hardst nodig hebt.

Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies. Twijfel je over jouw situatie? Scan je contract gratis — en als het advies moet worden, tekent er een jurist.