Eerste verwijzing wint: zo gebruik je dat in jouw voordeel bij algemene voorwaarden

🇳🇱 Dit artikel is geschreven op Nederlands recht. De genoemde wetsartikelen en termijnen gelden zo niet in jouw land; de contractmodellen maken we voor jou wél naar het recht dat bovenaan staat ingesteld.

Je stuurt een offerte naar een klant, met onderaan een verwijzing naar je eigen algemene voorwaarden. De klant stuurt een inkooporder terug, en daaronder staat: "op deze bestelling zijn onze algemene inkoopvoorwaarden van toepassing". Je levert de bestelling en stuurt een factuur, weer met een verwijzing naar jouw voorwaarden. Pas als er een geschil ontstaat over aansprakelijkheid of betalingstermijnen, komt de vraag: welke voorwaarden gelden nu eigenlijk?

Dit soort situaties komt in het mkb voortdurend voor. Beide partijen gebruiken standaardformulieren, standaard e-mailhandtekeningen of standaard inkoopvoorwaarden, en niemand heeft het er echt over gehad welke set van toepassing is. Artikel 6:225 BW geeft hiervoor een oplossing.

Wat regelt artikel 6:225 BW?

Dit artikel gaat over de situatie waarin een aanvaarding van een aanbod afwijkt van dat aanbod. In beginsel geldt dan: als de aanvaarding op ondergeschikte punten afwijkt, komt de overeenkomst toch tot stand volgens de aanvaarding, tenzij de aanbieder meteen bezwaar maakt. Verwijzen beide partijen naar hun eigen algemene voorwaarden, dan is dat volgens de wet zo'n afwijking op een ondergeschikt punt. De hoofdregel is dan dat de eerste verwijzing geldt: wie als eerste naar zijn voorwaarden verwees, wint de "battle of forms" — mits de andere partij niet uitdrukkelijk de toepasselijkheid van die voorwaarden heeft afgewezen.

Met andere woorden: als jij in je offerte als eerste naar je voorwaarden verwijst, en de klant verwijst daarna in zijn order naar zijn eigen voorwaarden zonder jouw voorwaarden expliciet van de hand te wijzen, blijven in beginsel jouw voorwaarden gelden. Reageert de klant juist wel met een duidelijke afwijzing van jouw voorwaarden (en verwijst hij naar de zijne), dan is er geen overeenstemming over de voorwaarden en geldt geen van beide sets volledig voor de punten waarover ze conflicteren.

Dit mechanisme is vooral van belang bij bepalingen die er echt toe doen: aansprakelijkheidsbeperkingen, eigendomsvoorbehoud, betalingstermijnen, garantieregelingen. Bij dat soort clausules wil je zeker weten dat jouw tekst geldt, en niet die van de andere partij.

Aandachtspunten voor je bedrijf

• Wees als eerste. Verwijs al in je eerste contactmoment — offerte, prijsopgave of eerste e-mail over de deal — duidelijk naar je algemene voorwaarden. Wacht niet tot de orderbevestiging of factuur, want dan kan de klant je al voor zijn geweest.
• Reageer direct als de klant afwijkt. Stuurt de klant een order met eigen voorwaarden terug waarin jouw voorwaarden worden afgewezen? Maak dan meteen bezwaar en herhaal dat jouw voorwaarden van toepassing zijn, in plaats van gewoon te leveren. Stilzwijgend uitvoeren kan namelijk worden uitgelegd als instemming.
• Zorg dat je verwijzing klopt en vindbaar is. Een verwijzing die nergens op slaat (bijvoorbeeld naar een verlopen versie, of zonder dat de voorwaarden daadwerkelijk zijn bijgesloten of eenvoudig te raadplegen zijn) is kwetsbaar. Check dus of je eigen verwijzing standaard, consistent en compleet is in al je correspondentie, offertes en orderbevestigingen.

Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies. Twijfel je over jouw situatie? Scan je contract gratis — en als het advies moet worden, tekent er een jurist.