Battle of forms: welke algemene voorwaarden gelden bij tegenstrijdige verwijzingen?

🇳🇱 Dit artikel is geschreven op Nederlands recht. De genoemde wetsartikelen en termijnen gelden zo niet in jouw land; de contractmodellen maken we voor jou wél naar het recht dat bovenaan staat ingesteld.

Je stuurt een offerte naar een nieuwe klant, met daarbij je eigen algemene voorwaarden. De klant reageert enthousiast: hij plaatst de order. Maar onderaan zijn bestelbon staat: 'Op al onze inkopen zijn uitsluitend onze inkoopvoorwaarden van toepassing.' Twee sets voorwaarden, allebei van toepassing verklaard, en ze spreken elkaar tegen. Wiens voorwaarden gelden er nu eigenlijk?

Dit heet in de praktijk de battle of forms: de strijd der formulieren. Het komt vaker voor dan je denkt, en het wordt meestal pas een probleem als er iets misgaat. Bijvoorbeeld als jouw voorwaarden je aansprakelijkheid beperken, maar die van de klant juist niet. Artikel 6:225 BW geeft hiervoor de spelregels.

Wat regelt artikel 6:225 BW?

Dit artikel gaat over de situatie waarin een aanvaarding afwijkt van het aanbod. De hoofdregel is logisch: als het antwoord op je aanbod op belangrijke punten afwijkt, geldt dat niet als aanvaarding maar als een nieuw aanbod. Wijkt het antwoord slechts op ondergeschikte punten af, dan komt de overeenkomst wél tot stand op basis van dat afwijkende antwoord, tenzij je daar direct bezwaar tegen maakt.

Maar het derde lid van dit artikel behandelt precies de battle of forms. Daar staat dat wanneer aanbod en aanvaarding naar verschillende algemene voorwaarden verwijzen, aan de tweede verwijzing géén werking toekomt. Met andere woorden: de eerste verwijzing wint. Dit noemen juristen ook wel de first shot rule.

In het voorbeeld hierboven betekent dit dus: omdat jij als eerste naar je voorwaarden verwees (in je offerte), gelden jouw voorwaarden. De inkoopvoorwaarden van de klant komen niet aan bod. Er is één belangrijke uitzondering: de tweede partij kan de voorwaarden van de eerste partij uitdrukkelijk van de hand wijzen. Dat betekent dat een enkele verwijzing naar de eigen voorwaarden niet genoeg is; de klant moet expliciet en duidelijk aangeven dat hij jouw voorwaarden afwijst. Doet hij dat, dan komt er geen overeenkomst tot stand op basis van jouw voorwaarden, en moet je opnieuw kijken wat partijen dan wél zijn overeengekomen.

Waarom dit voor jou belangrijk is

Voor het mkb kan dit veel geld schelen. Algemene voorwaarden regelen vaak precies de onderwerpen die pijnlijk worden bij een conflict: aansprakelijkheid, betaaltermijnen, garanties, eigendomsvoorbehoud en de bevoegde rechter. Als de voorwaarden van je klant gelden in plaats van die van jou, kun je bij een geschil ineens in een veel slechtere positie zitten dan je dacht.

Het mooie van de first shot rule is dat snelheid loont. Wie als eerste helder naar zijn voorwaarden verwijst, staat sterker. Maar 'als eerste' betekent niet zomaar even een zin op je factuur. De verwijzing moet duidelijk zijn en op tijd, dus vóór of bij het sluiten van de overeenkomst. Een verwijzing die pas op de factuur achteraf verschijnt, is meestal te laat.

Concrete aandachtspunten

• Verwijs vroeg en duidelijk. Zet je verwijzing naar je algemene voorwaarden al in je offerte of aanbieding, niet pas op de factuur. Wie het eerst verwijst, heeft de sterkste positie.
• Let op afwijzingen door de tegenpartij. Krijg je een order of reactie waarin de klant jouw voorwaarden uitdrukkelijk van de hand wijst? Neem dat serieus. Reageer, en maak afspraken over welke voorwaarden gelden voordat je gaat leveren.
• Zorg dat je voorwaarden echt beschikbaar zijn. Een verwijzing is pas krachtig als de ander je voorwaarden ook redelijkerwijs kon kennen. Stuur ze mee of maak ze eenvoudig vindbaar, zodat je later niet met lege handen staat.

Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies. Twijfel je over jouw situatie? Scan je contract gratis — en als het advies moet worden, tekent er een jurist.